ความปลอดภัยเอกสารอิเล็กทรอนิกส์

ความปลอดภัยของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์เป็นสิ่งที่สำคัญต่อกระบวนการจัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ซึ่งซอฟต์แวร์จัดการเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้องสามารถจัดการได้ ประกอบด้วย

1)      การรักษาความลับ (Confidentiality) ไม่ให้ผู้ไม่มีอำนาจสามารถเข้าถึงเอกสารอิเล็กทรอนิกส์นั้น ๆ ได้ วิธีการรักษาความลับ ส่วนใหญ่จะใช้วิธีการเข้ารหัส โดยหน่วยงานจะต้องมีการกำหนดนโยบายหรือระเบียบข้อบังคับ ในการรักษาความลับของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ มีข้อพึงระวังสำหรับการใช้เวิร์ดโปรเซสเซอร์รุ่นใหม่ จะมีความสามารถในการติดต่อกับเซิฟเวอร์ของผู้ผลิตซอฟต์แวร์ ซึ่งอาจจะมีการ รับ-ส่ง ข้อมูลโดยที่ผู้ใช้ไม่สามารถทราบได้

2)      ความถูกต้องสมบูรณ์ (Integrity) ครบถ้วนของเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ตัวเอกสารอิเล็กทรอนิกส์จะต้อง ไม่ขาดหาย ไม่ถูกแก้ไข และต้องมั่นใจได้ว่าเอกสารฉบับที่ส่งไปถึงผู้รับหรือจัดเก็บไว้ เป็นฉบับจริงที่ไม่มีการแก้ไขหรือเปลี่ยนแปลงใด ๆ หรือแม้แต่ส่วนหนึ่งส่วนใดของเอกสาร

3)      ความพร้อมใช้งาน (Availability) เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ต้องสามารถเรียกใช้งานได้ตลอดเวลาที่ต้องการ ดังนั้นจึงต้องมีวิธีการป้องกันการสูญหายจากการที่ระบบล้มเหลว การได้รับความเสียหายทางกายภาพ จากภัยพิบัติ เช่น ไฟไหม้ น้ำท่วม

4)      การพิสูจน์ตัวตน (Authenticity) ว่าเป็นเอกสารฉบับจริง ไม่ใช่เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ ที่ถูก คัดลอก ปลอม แปลง ซึ่งอาจจะกระทำด้วยการใช้ลายมือชื่ออิเล็กทรอนิกส์หรือระบบติดตามเอกสาร หรือระบบอื่น ๆ ที่เหมาะสม  (การจัดการเอกสารอิเลคทรอนิกส์: พ.อ.สุทธิศักดิ์ สลักคำ)

03.10.53

ระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ EMR

ระบบเวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์

คำนิยาม :

เวชระเบียนอิเล็กทรอนิกส์ EMR (Electronic  Medical  Record) หมายถึง เวชระเบียนโรงพยาบาลราชบุรี ทุกรายที่ถูกบันทึกลงในสื่ออิเล็กทรอนิกส์คอมพิวเตอร์ โดยใช้หลักการถ่ายจากภาพจริงหรือถ่ายภาพจากเอกสารกระดาษ แปลงไปเป็นไฟล์ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ชนิดรูปภาพ โดยการสแกนหรือวิธีอื่นใดในอนาคต ที่มีความพร้อมใช้งาน (Availability)คือสามารถเรียกใช้งานได้ตลอดเวลาที่ต้องการ ผ่านระบบเครือข่ายเชื่อมต่อไปยังเครื่องคอมพิวเตอร์หรืออุปกรณ์อิเล็กทรอนิกส์พกพาอื่นๆ ของผู้รับ  แทนการส่งเวชระเบียนที่อยู่ในรูปแบบของเอกสารที่ใช้กระดาษ 

หลักการและเหตุผล

เวชระเบียนเป็นเอกสารที่มีข้อมูลการรักษาพยาบาลของผู้ป่วยที่เอื้อประโยชน์ต่อการเรียนการสอน การบริหารจัดการ การเงินการคลังและทางด้านกฎหมาย อีกทั้งเป็นเอกสารหลักฐานที่จะต้องเก็บไว้ตามเกณฑ์ของแพทย์สภา เพื่อประโยชน์ในการรักษาพยาบาลผู้ป่วยให้ต่อเนื่อง  เวชระเบียนที่ถูกส่งเข้ามาที่หน่วยงานในแต่ละวัน  มีจำนวนมากและมีความหนาเพิ่มขึ้นซึ่งต้องใช้สถานที่และวัสดุอุปกรณ์ ในการจัดเก็บอย่างมหาศาล จึงทำให้เกิดอุปสรรคในการทำงานคือเวชระเบียนที่จะถูกจัดเก็บตามตู้ต่างๆ ภายในหน่วยงานไม่เพียงพอ ทำให้เกิดค่าใช้จ่ายในการสั่งซื้อตู้  แฟ้ม  กระดาษ  และเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ  ส่วนการสืบ/ค้นเวชระเบียนยังเป็นแบบ Manual  ทำให้เกิดความล่าช้าในการค้นหาเวชระเบียน รวมถึงการจัดส่งเวชระเบียนไปยังแผนกหรือหน่วยงานอื่นล่าช้า  

งานเวชระเบียน โรงพยาบาลราชบุรี ได้เริ่มต้นนำระบบ Scan มาใช้ในการจัดเก็บเวชระเบียน  ซึ่งเริ่มใช้ในเดือนกันยายน 2548 มีวัตถุประสงค์เพื่อการจัดเก็บในรูปแบบเอกสารอิเล็กทรอนิคส์ และมีเป้าหมายที่จะ Scan เวชระเบียนผู้ป่วยใน  ที่จำหน่ายในปี พ.ศ.2549 แต่การดำเนินงานไม่บรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้ เนื่องจากปัญหาหลาย ๆ ประการ เช่น ไม่มีการจัดตั้งหน่วย Scan ไม่มีเจ้าหน้าที่เพียงพอ ไม่มีระบบการเชื่อมต่อกับโปรแกรมคอมพิวเตอร์ของโรงพยาบาล ไม่มีผู้ดูแลระบบเทคโนโลยีสารสนเทศ (Information Technology) ฯลฯ  งานเวชระเบียน สามารถ Scan ได้เฉพาะเวชระเบียนผู้ป่วยใน  กรณีประกันชีวิต คดีความ ร้องเรียน และรักษาต่อเนื่องเท่านั้น ซึ่งไม่เกิดประโยชน์เท่าที่ควร

ปัจจุบัน (2553) ระบบนี้ ยังไม่ประสบผลสำเร็จ

03.10.53

จรรยาบรรณวิชาชีพเวชระเบียน

งานเวชระเบียนนั้นเกี่ยวข้องกับการพัฒนาการใช้และการเก็บรักษาข้อมูลทางการแพทย์อันได้แก่ข้อมูลทางด้านการรักษาและข้อมูลสถานะสุขภาพต่าง ๆเพื่อประโยชน์ในการดูแลรักษาผู้ป่วยการบริหารจัดการและเพื่ออ้างอิงในการศึกษาวิจัยของนักวิชาการเวชระเบียนที่ดีแสดงถึงคุณภาพการรักษาและบริการที่ดีด้วยและเพื่อการรับรองคุณภาพดังกล่าวนักเวชระเบียนควรมีบัญญัติพื้นฐานเพื่อการปฏิบัติสำหรับสมาชิกผู้ประกอบวิชาชีพเวชระเบียนดังนั้นสมาคมเวชระเบียนแห่งสหรัฐอเมริกาจึงได้กำหนดจรรยาบรรณสำหรับผู้ประกอบวิชาชีพเวชระเบียนขึ้นมา

ประมวลจรรยาบรรณดังกล่าวข้างต้นเป็นหลักปฏิบัติเพื่อบรรลุเป้าหมายในวิชาชีพเวชระเบียนซึ่งจะมีผลผูกพันต่อผู้ที่เป็นสมาชิกของสมาคมเวชระเบียนแห่งสหรัฐอเมริกาและบุคคลอื่นๆซึ่งได้รับการรับรองจากสมาคมนี้หลักจรรยาบรรณดังกล่าวประกอบด้วย

1. บริการย่อมมาก่อนผลประโยชน์อื่นใดมีความซื่อสัตย์สุจริตในวิชาชีพโดยไม่คำนึงถึงประโยชน์ส่วนตัวให้ความสนใจต่อผู้ป่วย (ลูกค้า)โดยเท่าเทียมกันโดยไม่มีการเลือกปฏิบัติเพื่อนำชื่อเสียงเกียรติคุณมาสู่ตนเองสู่สมาคมและสู่วิชาชีพเวชระเบียน
2. เก็บรักษาเวชระเบียนที่อยู่ในความดูแลของตนโดยถือเป็นข้อมูลส่วนบุคคล(ความลับ)โดยไม่มีการเปิดเผยหรือทำลายนอกจากจะเป็นไปตาม กฎระเบียบอายุความหรือนโยบายของผู้บริหาร
3. ปฏิบัติหน้าที่ตามที่ผู้บังคับบัญชา(นายจ้าง) มอบหมายด้วยความซื่อสัตย์ สุจริตและเป็นไปในทิศทางเดียวกัน
4. หลีกเลี่ยงการกระทำหรือการปกปิดการกระทำที่ฝ่าฝืนต่อจริยธรรมอันดี
5. เปิดเผยข้อมูลในเวชระเบียนต่อผู้เป็นเจ้าของเวชระเบียนโดยตรง(ตัวผู้ป่วย)ไม่เปิดเผยข้อมูลในเวชระเบียนโดยไม่จำเป็นยกเว้นจะเป็นการใช้เพื่อเป็นหลักฐานตามกฎหมายหรือเป็นไปตามกฎระเบียบอื่น ๆ
6. รักษากฎระเบียบต่าง ๆที่กำหนดขึ้นโดยคณะกรรมการเวชระเบียนอย่างเคร่งครัด
7. ยอมรับเงินค่าบริการต่างๆ เฉพาะที่กำหนดไว้ในกฎหมายหรือตามธรรมเนียมปฏิบัติซึ่งตนควรจะได้ตามหน้าที่
8. หลีกเลี่ยงการก้าวก่ายการปฏิบัติหน้าที่ของบุคคลอื่นและไม่แสดงอำนาจการตัดสินใจที่นอกเหนือขอบเขตที่ตนเองรับผิดชอบอยู่
9. พยายามแสวงหาความรู้เพิ่มเติมหมั่นฝึกฝนและพัฒนาตนเองอยู่ตลอดเวลาเพื่อการบริการทางสาธารณสุขที่ดีมีสุขภาพ
10. มีส่วนร่วมในการพัฒนาบุคลากรและเสริมสร้างความเข้มแข็งในวิชาชีพตลอดจนการเผยแพร่สาขาวิชาชีพเวชระเบียนให้เป็นที่รู้จักแก่สาธารณะ
11. ในฐานะเจ้าหน้าที่เวชระเบียนจะต้องเก็บรักษาข้อมูลส่วนบุคคล(ความลับ) ของผู้ป่วยและเผยแพร่ข้อมูลขององค์กรในลักษณะภาพรวมทั้งหมด
12. บอกกล่าวความจริงอย่างละเอียดเกี่ยวกับการศึกษาประสบการณ์ต่าง ๆของตนต่อผู้บังคับบัญชา (นายจ้าง)หรือว่าที่นายจ้างในอนาคต

ที่มา :ชมรมเวชระเบียนและสถิติแห่งประเทศไทย

03.10.53