แต่ละโรงพยาบาลหรือสถานบริการทางการแพทย์และสาธารณสุข จะมีคณะกรรมการเวชระเบียน คณะกรรมการทำการตัดสินใจนโยบายเวชระเบียน วิธีดำเนินการเวชระเบียน แบบฟอร์มเวชระเบียน และวิธีดำเนินการในหน่วยงานอื่นๆ / แผนกที่เกี่ยวข้อง เพื่อการจัดการบันทึกทางแพทย์และข้อมูลของผู้ป่วย
คณะกรรมการเวชระเบียน สมาชิกจะมาจากคณะผู้ร่วมงานของโรงพยาบาลที่เป็นตัวแทนของแต่ละแผนก คณะกรรมการเวชระเบียนที่ดี ควรมีการติดต่อระหว่างเจ้าหน้าที่เวชระเบียนกับคณะผู้ร่วมงานของโรงพยาบาล เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องที่สุด ประธานคณะกรรมการควรมีความสามารถในการชักชวนเพื่อให้เกิดความสนใจในการพัฒนาและการรักษามาตรฐานเวชระเบียนและการบริหารงานของเวชระเบียน
เกณฑ์การประชุมของคณะกรรมการเวชระเบียน
คณะกรรมการเวชระเบียนในโรงพยาบาลขนาดใหญ่ควรมีการประชุมทุกๆเดือนและลดจำนวนการประชุมลงในโรงพยาบาลขนาดเล็กอย่างน้อยต้องมีการประชุมในรอบ 2-3 เดือนหรือ 4 ครั้งต่อปีเป็นอย่างน้อย และในโรงพยาบาลที่มีขนาดของเตียงที่มีการรับผู้ป่วยไว้ค้างคืนไม่ต่ำกว่า 60 เตียง ควรมีการประชุมคณะกรรมการเวชระเบียนไม่ต่ำกว่า 6 ครั้งต่อปีเป็นอย่างน้อย
สมาชิกคณะกรรมการเวชระเบียนควรประกอบไปด้วย
1. รองผู้อำนวยการที่ดูแลรับผิดชอบด้านเวชระเบียน แผนงาน หรือข้อมูลข่าวสาร
2. แพทย์ผู้ดูแลงานเวชระเบียนหรือผู้แทน
3. หัวหน้างานเวชระเบียนหรือผู้แทน
4. ตัวแทนแพทย์เฉพาะทางในสถานบริการทางการแพทย์และสาธารณสุข ให้รวมถึงทันตแพทย์
5. ตัวแทนจากฝ่ายการพยาบาล
6. ตัวแทนเภสัชกร
7. ตัวแทนจากฝ่ายบริหาร
8. ตัวแทนนักกายภาพบำบัด
9. ตัวแทนนักรังสีการแพทย์
10. ตัวแทนนักเทคนิคการแพทย์
11. ตัวแทนนักระบาดวิทยา
12. ตัวแทนนักสังคมสงเคราะห์
13. ตัวแทนนักเวชกรรมสังคม
14. นักวิชาการในสายงานเวชระเบียน เช่นนักวิชาการเวชสถิติ หรือเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานด้านเวชระเบียน เวชสถิติ
ทั้งนี้อาจมีจำนวนที่น้อยกว่าที่กำหนดตามความจำเป็นที่สถานบริการทางการแพทย์และสาธารณสุขเห็นสมควรจัดสรรให้บุคลากรในสังกัดเข้าร่วมเป็นคณะกรรมการเวชระเบียนแต่ไม่ควรจะขาดบุคลากรในสังกัดที่เป็นผู้รับผิดชอบด้านเวชระเบียนโดยตรงแพทย์เฉพาะทางและตัวแทนจากฝ่ายการพยาบาล ซึ่งเป็นผู้ที่จะรับผิดชอบต่อการพัฒนาและความสมบูรณ์ของเวชระเบียนโดยตรงมากที่สุด
นอกจากนี้อาจเพิ่มเติมตัวแทนจากหน่วยงานอื่นที่ทางคณะกรรมการได้พิจารณาขอให้มีการเพิ่มเติมได้เช่น
1. แพทย์อื่น ๆ ที่มีความสนใจด้านเวชระเบียน
2. ตัวแทนนักโภชนาการ
3. ตัวแทนด้านเวชนิทัศน์หรือเวชสาธิต
4. ตัวแทนจากฝ่ายพัสดุ
หรืออาจมีบางงานที่ไม่ได้ร่วมเป็นงานเดียวกันกับงานเวชระเบียนแล้วในขณะนั้นเช่น
1. ตัวแทนนักวิชาการด้านเวชสารสนเทศ และคอมพิวเตอร์
2. ตัวแทนนักวิจัยทางการแพทย์
หรืออาจเพิ่มเติมบุคลากรอื่น ๆ เข้ามาร่วมในคณะกรรมการเวชระเบียน เช่น
1. ตัวแทนนักวิชาการจากงานด้านนโยบายและแผน หรือด้านแผนงานของสถานบริการนั้น ๆ
2. ตัวแทนอื่น ๆ
26.11.53
