"วิสัยทัศน์" เป็นหน่วยงานเวชระเบียนที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ด้วยองค์ความรู้ด้านบริการและวิชาการที่ได้มาตรฐาน

คำศัพท์เกี่ยวกับ HA



3C – PDSA
หลักคิดพื้นฐานของการพัฒนาซึ่ง HA นำแนวคิดของ  MBNQA/TQA มาสร้างเป็น model ที่เข้าใจง่าย 3C เป็นเรื่องของการคิดและวางแผน PDSA เป็นเรื่องของการลงมือทำ  C ทั้งสามได้แก่ (1)  Core  values &  concepts  (2) criteria  (3) context  PDSA หมายถึง  plan-do-study-act
3P
แก่นของการพัฒนาง่าย ๆ ซึ่งสามารถใช้ได้กับการพัฒนาทุกระดับ  ตั้งแต่ระดับงานประจำไปถึงการบริการองค์กร  P  ทั้งสามได้แก่  purpose – process – performance  เป็นการนำหลักคิด        3C – PDSA   มาใช้ให้ง่ายขึ้นโดยใช้  purpose  เป็นผลสรุปของ 3C  และ process  กับ performance  ก็คือ PDSA นั่นเอง
4 domains
พื้นที่ของการพัฒนาคุณภาพในโรงพยาบาลแบ่งได้เป็น 4 กลุ่ม คือ (1) หน่วยบริการหรือหน่วยงาน (2) กลุ่มผู้ป่วย (3) ระบบงาน (4) องค์กร  การแบ่งพื้นที่เช่นนี้ทำให้สามารถตรวจสอบความครอบคลุมของการพัฒนาได้ง่าย  วางแผนจัดการเพื่อป้องกันความซ้ำซ้อน  ใช้เครื่องมือและเส้นทางการพัฒนาที่เฉพาะเจาะจงสำหรับพื้นที่แต่ละประเภท
ADE
Adverse  drug  events  ภาวะไม่พึงประสงค์จากการใช้ยา 
Appreciation
การชื่นชมยกย่อง  การให้คุณค่า  การรับรู้สิ่งดีที่สุดในผู้คนหรือในโลกที่อยู่รอบตัวเรา  การยืนยันจุดแข็ง  ความสำเร็จ  และศักยภาพที่ผ่านมาและที่เป็นอยู่ในปัจจุบัน  การสำเหนียกในสิ่งต่าง ๆ ที่ให้ชีวิตชีวาแก่ระบบที่มีชีวิต  เป็นวิธีการที่มีความสำคัญมากทั้งในการทำงานร่วมกันและการประเมินโดยใช้พลังงานของการมองด้านบวกแทนที่จะเป็นการมองด้านลบหรือปัญหา
Build-in quality
คุณภาพที่ฝังอยู่ในระบบ  เป็นการออกแบบที่เอื้อให้ทุกคนสามารถทำงานได้โดยมีโอกาสผิดพลาดน้อยที่สุด
C3THER
เครื่องเตือนใจในการทบทวนดูแลที่ข้างเตียงผู้ป่วยว่าควรนึกถึงประเด็นอะไรบ้างประกอบด้วย        care,  communication,  continuity,  human  resource,  environment & equipment,  medical  record  ทั้งนี้ผู้ป่วยแต่ละรายอาจจะมีจุดเน้นของการทบทวนที่แตกต่างกัน
Clinical  tracer
การตามรอยทางคลินิก  เป็นเครื่องมือสำหรับประเมินคุณภาพการดูแลผู้ป่วยกลุ่มใดกลุ่มหนึ่ง  โดยมีการตามรอยหรือทบทวนในสี่ประเด็น  ได้แก่ (1) กระบวนการดูแลผู้ป่วย  (2) ผลงานที่เกิดขึ้น  (3) กระบวนการพัฒนาคุณภาพ  (4) การเชื่อมต่อกับระบบที่เกี่ยวข้อง  การตามรอยนี้จะทำให้เห็นวิธีการปฏิบัติที่ดีหรือโอกาสพัฒนา  เครื่องมือนี้เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับทีมดูแลผู้ป่วย
Clinical  tracer
Highlight
สรุปประเด็นสำคัญจากการตามรอยทางคลินิก  เป็นการสรุปผลการตามรอยทางคลินิกในประเด็นที่มีความสำคัญสูง  ความยาวประมาณครึ่งหน้าถึงหนึ่งหน้า  เพื่อนำเสนอเป็นภาคผนวกประกอบรายงานการประเมินตนเองที่จะส่งให้ผู้เยี่ยมสำรวจและคณะกรรมการรับรองได้ศึกษา
CQI
Continuous  Quality  Improvement  การพัฒนาคุณภาพอย่างต่อเนื่อง  อาจจะหมายถึงโครงการพัฒนาแต่ละโครงการ หรือแนวคิดการพัฒนาที่พยายามหาโอกาสพัฒนาให้ดียิ่งขึ้นตลอดเวลาแม้ว่าจะไม่มีปัญหาก็ตาม  ซึ่งจะส่งผลให้มีการกำหนดเป้าหมายที่ท้าทายขึ้นเป็นลำดับ ไม่ใช่เป้าหมายที่คงที่
Gap  analysis
การวิเคราะห์ความแตกต่าง  หมายถึงการวิเคราะห์ความแตกต่างระหว่างข้อแนะนำทางวิชาการกับสิ่งที่ปฏิบัติจริง  ซึ่งจะนำมาสู่การลดความแตกต่างดังกล่าว  เป็นเครื่องมือที่มีประโยชน์ในการส่งเสริมการนำข้อมูลวิชาการมาสู่การปฏิบัติ
HA
Hospital/healthcare  accreditation  การรับรองกระบวนการคุณภาพโรงพยาบาล/สถานพยาบาล เป็นการรับรองว่าโรงพยาบาล/สถานพยาบาลได้ปฏิบัติตามมาตรฐานเชิงระบบซึ่งเน้นผู้ป่วยเป็นศูนย์กลาง  ซึ่งโรงพยาบาล/สถานพยาบาลจะต้องมีการเตรียมตัวด้วยการประเมินและพัฒนาตนเอง รวมทั้งยินดีที่จะให้มีการเยี่ยมสำรวจจากภายนอก
HPH
Health  promoting  hospital  โรงพยาบาลสร้างเสริมสุขภาพ  หมายถึง โรงพยาบาลที่นำแนวคิดและมาตรฐานเกี่ยวกับการสร้างเสริมสุขภาพมาสู่การปฏิบัติ ในความหมายเฉพาะ  อาจหมายถึงโรงพยาบาลที่ได้รับการรับรองว่าปฏิบัติตามข้อกำหนดในมาตรฐานที่เกี่ยวข้อง
Humanized
Healthcare
บริการสุขภาพที่มีหัวใจของความเป็นมนุษย์  บริการที่เคารพในคุณค่า  ศักดิ์ศรีและศักยภาพของผู้ป่วย  ด้วยความรักในเพื่อนมนุษย์ นำไปสู่สุขภาวะของบุคคล  ครอบครัวชุมชน  เข้าถึงความจริง  ความดี  ความงาม ก้าวสู่อิสรภาพ เชื่อมโยงมนุษย์และสรรพสิ่ง
KM
Knowledge  management  การจัดการความรู้
Lean
ลีน  แนวคิดการบริหารงานที่มุ่งขจัดความสูญเปล่าทุกด้าน  เพื่อส่งมอบคุณค่าที่ผู้รับผลงานต้องการ
Organization
โครงร่างองค์กร  ภาพรวมขององค์กร  เป็นสิ่งที่สำคัญที่มีอิทธิพลต่อวิธีการดำเนินการขององค์กร  รวมถึงความท้าทายสำคัญที่องค์กรเผชิญอยู่
R2R
Routine  to  Research  การวิจัยจากงานประจำ  เป็นการนำปัญหาจากการปฏิบัติงานประจำมาหาคำตอบด้วยกระบวนการวิจัยที่มีคุณภาพ  มีเป้าหมายเพื่อนำผลการวิจัยไปใช้ปรับปรุงการทำงาน
Risk
ความเสี่ยง  โอกาสที่จะเกิดอันตราย ความสูญเสียหรือเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์
Service  profile
โครงร่างหน่วยงาน/หน่วยบริการ  เป็นข้อมูลสำคัญที่แสดงภาพรวมของหน่วยงาน/หน่วยบริการ  ครอบคลุมบริบท  เป้าหมาย  กระบวนการ  และผลการดำเนินการ
SIMPLE
เป็นหมวดหมู่ของ Patient  Safety  Goals  ซึ่งย่อมาจาก safe  surgery,  infection  control,  medication safety,  patient  care  process,  line/tubing/catheter,  emergency  response  การจัดหมวดหมู่ดังนี้ทำให้สามารถรองรับประเด็นใหม่ ๆ ที่จะเพิ่มขึ้นในอนาคต
SPA
Standards-Practice-Assessment  เป็นคู่มือการนำมาตรฐาน HA ไปสู่การปฏิบัติขยายความให้เห็นถึงขั้นตอนและวิธีการที่ควรปฏิบัติ และประเด็นบทเรียนสำคัญที่ควรสรุปในรายงานการประเมินตนเอง
Tracer
การตามรอย  เป็นการติดตามสิ่งใดสิ่งหนึ่งที่เคลื่อนไปในระบบ  เพื่อเรียนรู้คุณภาพของงานในจุดต่าง ๆ ที่สิ่งนั้นเคลื่อนไป
Trigger  tool
เครื่องมือส่งสัญญาณ  หมายถึง  เหตุการณ์บางอย่างที่ทำให้เราฉุกใจคิดว่าอาจจะมีเหตุการณ์ไม่พึงประสงค์เกิดขึ้น  นำมาใช้เพื่อการทบทวนเวชระเบียนหาเหตุการณ์ที่ไม่พึงประสงค์
Spiritual
จิตวิญญาณ  เป็นเรื่องของความมีจิตใจสูง  ไม่เห็นแก่ตัว  ความเชื่อในสิ่งยึดเหนี่ยว  การสำนึกรู้ภายใน  คุณค่า  อุดมคติ  และพลังชีวิต
จิตปัญญา  การรู้จิตของตนเองแล้วเกิดปัญญา เป็นกระบวนการเรียนรู้ด้วยใจอย่างใคร่ครวญ  เรียนรู้ด้วยหัวใจ ใช้ใจเรียน  ใช้สติเรียน  เน้นการพัฒนาด้านใน เพื่อให้เกิดความตระหนักรู้ถึงคุณค่าของสรรพสิ่ง  ลดอคติ  เกิดความรัก  ความเมตตา  อ่อนน้อมต่อธรรมชาติ มีจิตสำนึกต่อส่วนร่วม  สามารถเชื่อมโยงศาสตร์ต่าง ๆ นำมาประยุกต์ใช้ในชีวิตอย่างสมดุล  เข้าถึงความเป็นหนึ่งเดียวของทั้งหมด  เข้าถึงความจริง  ความดี ความงาม  เกิดการเปลี่ยนแปลงขั้นพื้นฐานในตัวเอง
CAR เทคนิค
C =  CASE หรือ SITUATOIN ผู้ป่วย หรือ สถานการณ์ ที่เกิดขึ้น ที่ต้องมีการทบทวน หรือชื่น    ชมยินดี
A = ACTION คือ เราได้กระทำการใดๆต่อสถานการณ์ หรือในรายผู้ป่วยนั้นๆได้รับการดูแลอย่างไร
R= RESPONS คือ ผลลัพธ์ หรือผลกระทบจากการกระทำ หรือ การดูแลผู้ป่วยรายนั้น จากเราหรือจากทีม
SBAR
S = Situation สถานการณ์การของผู้ป่วย ณ. เวลานั้นๆ( อาการสำคัญ, V/S , N/S )
B = Background ประวัติของผู้ป่วย โรคที่เป็นอยู่ ยาที่ใช้อยู่ ประวัติครอบครัว ครอบคลุมแบบองค์รวม
A = Assessment การประเมิน หลังให้การรักษา หรือการพยาบาล
R  = Recommendation การบันทึกเพิ่มเติม หรือเสนอแนะเพิ่มเติม


การประชุมคณะกรรมการพัฒนาโรงพยาบาลราชบุรี

นางวลัยรัตน์ ทรัพย์คิรี เป็นประธานการประชุม คกก.พัฒนา รพ.ราชบุรี พร้อมด้วย คกก.เข้าร่วมประชุมโดยพร้อมเพรียง โดยมีเรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบเกี่ยวกับการ รับรองการรับรองรายงานการประชุม เมื่อครั้งที่ผ่านมา และแนะนำ คกก.พัฒนา รพ.ท่านใหม่ คือ นางศมานันท์ เหล่าวณิชวิศิษฎ นายกเทศมนตรีเมืองราชบุรี พร้อมด้วย นายเรืองชัย เนตรปฐมพร รองนายกเทศมนตรีเมืองราชบุรี เข้าร่วมเป็น คกก.พัฒนา รพ.ราชบุรี ในโอกาสนี้ด้วย
นอกจากนี้ที่ประชุมยังได้มีการเสนอรายชื่อกรรมการที่ปรึกษา จำนวน 4 คน ได้แก่ นายสุเทพ โกมลภมร ผู้ว่าราชการจังหวัด นางกรองกาญจน์ โกมลภมร นายกเหล่ากาชาดจังหวัด นายประจวบ อุชชิน กรรมการผู้จัดการบริษัทผลิตไฟฟ้าราชบุรี จำกัด และนายโกเมศ แดงทองดี ผู้จัดการกองทุนพัฒนาชุมชน จ.ราชบุรี ในพื้นที่รอบโรงไฟฟ้าบริษัทผลิตไฟฟ้าราชบุรี จำกัด และบริษัทราชบุรีเพาเวอร์ จำกัด โดยในที่ประชุมมีมติเห็นชอบเพื่อแต่งตั้งเป็นกรรมการที่ปรึกษาต่อไป

HOSxP

HOSxP (ฮอสเอกซ์พี) เป็น ซอฟต์แวร์แอปพลิเคชัน สำหรับสถานพยาบาล สถานีอนามัย และโรงพยาบาล พัฒนาโดยบุคลากรที่อาสาสมัครมาจากหลายโรงพยาบาล มีเป้าหมายที่จะพัฒนาระบบสารสนเทศ ที่มีประสิทธิภาพสูง สามารถนำไปใช้งานได้จริงทั้งในระดับสถานีอนามัย ไปจนถึงโรงพยาบาลศูนย์ โดยเริ่มพัฒนาตั้งแต่ปี พ.ศ. 2542 ในปัจจุบันนี้ HOSxP ได้ถูกใช้ในโรงพยาบาลตั้งแต่ระดับชุมชน , รพท , รพศ.ทั่วประเทศไทยมากกว่า 400 แห่งและมีสถานีอนามัยมากกว่า 100 แห่ง สำหรับ งานเวชระเบียน รพ.ราชบุรี เริ่มใช้ HOSxP  เมื่อ 7  กันยายน 2549

ดวงใจ ผาโพธิ์

11 ธันวาคม 2551
เจ้าพนักงานเวชสถิติ 
ตำแหน่งประเภททั่วไป ฝ่ายแผนงานและสารสนเทศ รพ.ราชบุรี

21 สิงหาคม 2549
หัวหน้างานเวชระเบียน ฝ่ายแผนงานและสารสนเทศ รพ.ราชบุรี
เลขที่คำสั่ง 521/2549 

16 พฤศจิกายน 2548
เจ้าหน้าที่เวชสถิติ ระดับ 6
งานเวชระเบียน ฝ่ายแผนงานและสารสนเทศ กลุ่มอำนวยการ รพ.ราชบุรี

17 ธันวาคม 2545
เจ้าหน้าที่เวชสถิติ ระดับ 5
งานเวชระเบียนและสถิติ ฝ่ายวิชาการ รพ.ราชบุรี

10 กุมภาพันธ์ 2537
เจ้าหน้าที่เวชสถิติ ระดับ 5 
งานเวชระเบียนและสถิติ ฝ่ายวิชาการ รพ.ราชบุรี

16 พฤศจิกายน 2535
เจ้าหน้าที่เวชสถิติ ระดับ 4 
งานเวชระเบียนและสถิติ ฝ่ายวิชาการ รพ.ราชบุรี

1 ตุลาคม 2534
เจ้าหน้าที่เวชสถิติ ระดับ 4
ฝ่ายผู้ป่วยนอก รพ.บำราศนราดูร นนทบุรี กรมควบคุมโรคติดต่อ

1 พฤศจิกายน 2533
เจ้าหน้าที่เวชสถิติ ระดับ 3
ฝ่ายผู้ป่วยนอก รพ.บำราศนราดูร นนทบุรี กรมควบคุมโรคติดต่อ

1 เมษายน 2531
เจ้าหน้าที่เวชสถิติ ระดับ 3
งานเวชระเบียนและสถิติ ฝ่ายวิชาการ รพ.มะการักษ์ กาญจนบุรี

1 เมษายน 2528
เจ้าหน้าที่เวชสถิติ ระดับ 2
งานเวชระเบียนและสถิติ ฝ่ายวิชาการ รพ.มะการักษ์ กาญจนบุรี











































http://thcc.or.th/Coder55/coder_8.pdf












เจ้าพนักงานเวชสถิติ

เจ้าพนักงานเวชสถิติ (Medical Record Librarian, อ่านว่า เวด-สะ-ถิ-ติ) หมายถึง ตำแหน่งพนักงานหรือเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบในงานเวชระเบียน ซึ่งมีหน้าที่ในการจัดการงานทางด้านเวชระเบียนตามที่ผู้มีหน้าที่รับผิดชอบสูงสุดทางด้านเวชระเบียนในสถานบริการสาธารณสุขมอบหมาย โดยงานต่าง ๆ เหล่านั้นอาจเป็นงานห้องบัตร งานสถิติทางการแพทย์ งานให้รหัสโรค งานบันทึกข้อมูลผู้ป่วย งานคัดกรองผู้ป่วย งานด้านคอมพิวเตอร์ หรืองานอื่น ๆ ทางด้านเวชระเบียนที่ได้รับมอบหมาย

นอกจากนี้ยังหมายรวมถึงชื่อโรงเรียนที่ทำการเรียนการสอนทางด้านพื้นฐานเวชระเบียน ซึ่งมีชื่อว่า โรงเรียนเวชสถิติ (อังกฤษ: Medical Record Librarian School) ซึ่งจะมีการเรียนทางด้านเวชระเบียน รหัสโรค สรีรวิทยา กายวิภาคศาสตร์ พื้นฐานทางคลินิก วิธีดำเนินการทางการแพทย์ ศัพท์แพทย์ และสถิติ เป็นวิชาหลัก ต่อมาได้มีการพัฒนาการศึกษาทางด้านเวชสถิติซึ่งจะมีการเรียนที่เปลี่ยนชื่อไปเป็น เวชระเบียน โดยมีการเปลี่ยนจากโรงเรียนเวชสถิติเดิมไปเป็นสาขาวิชาเวชระเบียน วิทยาลัยเทคโนโลยีทางการแพทย์และสาธารณสุขกาญจนาภิเษก สังกัดสถาบันพระบรมราชชนก กระทรวงสาธารณสุข และมีการศึกษาต่อเนื่องในหลักสูตรวิทยาศาสตร์บัณฑิต สาขาเวชระเบียน คณะสังคมศาสตร์และมนุษยศาสตร์ มหาวิทยาลัยมหิดล
http://th.wikipedia.org/wiki/%E0%B9%80%E0%B8%A7%E0%B8%8A%E0%B8%AA%E0%B8%96%E0%B8%B4%E0%B8%95%E0%B8%B4

งานเวชระเบียน เพิ่มหน่วยบริการที่ตึกกาญจนาฯ


หน่วยเวชระเบียน One Stop Service ศัลยกรรมกระดูกฯ และเวชกรรมฟื้นฟู
ให้บริการระหว่างเวลา 07.45-15.30 น.
การบริการ
1.ทำบัตรใหม่ / บัตรเก่า
2.ตรวจสอบสิทธิฯ / พิมพ์ใบสั่งยา
3.ลงทะเบียน Admit
4.ทำ Claimcode ผู้ป่วยใน / พิมพ์สิทธิฯ ผู้ป่วยใน
5.ติดตาม OPD Card จากห้องบัตร

ทำลายแฟ้มเวชระเบียน


งานเวชระเบียนได้รับการอนุมัติให้ทำลายแฟ้มเวชระเบียนผู้ป่วยนอกที่ขาดการรักษาเกิน5ปี และเวชระเบียนผู้ป่วยใน ปี 2548ผู้ที่ประสงค์จะใช้ประโยชน์จากข้อมูลในเวชระเบียน ติดต่องานเวชระเบียน โทร. 032- 719600 ต่อ 1172 ในวัน/เวลาราชการ ตั้งแต่บัดนี้ถึง 30 ธค.53

Television Presentation

หน่วยงานใด ต้องการนำเสนอข่าวสารต่าง ๆ เช่นข่าวสารสุขภาพ ข่าวประชาสัมพันธ์ขั้นตอนการรับบริการ ฯลฯ โดยการนำเสนอผ่านระบบTelevision Presentation บริเวณหน่วยคัดกรอง 2 สามารถส่งเรื่องได้ที่งานเวชระเบียน (ห้องเบอร์ 4)โทร 1172

คณะกรรมการด้านเวชระเบียน (Medical Record Committee – MRC)

                    แต่ละโรงพยาบาลหรือสถานบริการทางการแพทย์และสาธารณสุข จะมีคณะกรรมการเวชระเบียน คณะกรรมการทำการตัดสินใจนโยบายเวชระเบียน วิธีดำเนินการเวชระเบียน แบบฟอร์มเวชระเบียน  และวิธีดำเนินการในหน่วยงานอื่นๆ / แผนกที่เกี่ยวข้อง เพื่อการจัดการบันทึกทางแพทย์และข้อมูลของผู้ป่วย
                คณะกรรมการเวชระเบียน สมาชิกจะมาจากคณะผู้ร่วมงานของโรงพยาบาลที่เป็นตัวแทนของแต่ละแผนก  คณะกรรมการเวชระเบียนที่ดี ควรมีการติดต่อระหว่างเจ้าหน้าที่เวชระเบียนกับคณะผู้ร่วมงานของโรงพยาบาล เพื่อให้ได้ข้อมูลที่ถูกต้องที่สุด ประธานคณะกรรมการควรมีความสามารถในการชักชวนเพื่อให้เกิดความสนใจในการพัฒนาและการรักษามาตรฐานเวชระเบียนและการบริหารงานของเวชระเบียน
 เกณฑ์การประชุมของคณะกรรมการเวชระเบียน
คณะกรรมการเวชระเบียนในโรงพยาบาลขนาดใหญ่ควรมีการประชุมทุกๆเดือนและลดจำนวนการประชุมลงในโรงพยาบาลขนาดเล็กอย่างน้อยต้องมีการประชุมในรอบ 2-3 เดือนหรือ 4 ครั้งต่อปีเป็นอย่างน้อย และในโรงพยาบาลที่มีขนาดของเตียงที่มีการรับผู้ป่วยไว้ค้างคืนไม่ต่ำกว่า 60 เตียง ควรมีการประชุมคณะกรรมการเวชระเบียนไม่ต่ำกว่า 6 ครั้งต่อปีเป็นอย่างน้อย
สมาชิกคณะกรรมการเวชระเบียนควรประกอบไปด้วย
1.       รองผู้อำนวยการที่ดูแลรับผิดชอบด้านเวชระเบียน แผนงาน หรือข้อมูลข่าวสาร
2.       แพทย์ผู้ดูแลงานเวชระเบียนหรือผู้แทน       
3.       หัวหน้างานเวชระเบียนหรือผู้แทน               
4.       ตัวแทนแพทย์เฉพาะทางในสถานบริการทางการแพทย์และสาธารณสุข ให้รวมถึงทันตแพทย์
5.       ตัวแทนจากฝ่ายการพยาบาล
6.       ตัวแทนเภสัชกร
7.       ตัวแทนจากฝ่ายบริหาร
8.       ตัวแทนนักกายภาพบำบัด
9.       ตัวแทนนักรังสีการแพทย์
10.    ตัวแทนนักเทคนิคการแพทย์
11.    ตัวแทนนักระบาดวิทยา
12.    ตัวแทนนักสังคมสงเคราะห์
13.    ตัวแทนนักเวชกรรมสังคม
14.    นักวิชาการในสายงานเวชระเบียน เช่นนักวิชาการเวชสถิติ หรือเจ้าหน้าที่ผู้ปฏิบัติงานด้านเวชระเบียน เวชสถิติ     
        ทั้งนี้อาจมีจำนวนที่น้อยกว่าที่กำหนดตามความจำเป็นที่สถานบริการทางการแพทย์และสาธารณสุขเห็นสมควรจัดสรรให้บุคลากรในสังกัดเข้าร่วมเป็นคณะกรรมการเวชระเบียนแต่ไม่ควรจะขาดบุคลากรในสังกัดที่เป็นผู้รับผิดชอบด้านเวชระเบียนโดยตรงแพทย์เฉพาะทางและตัวแทนจากฝ่ายการพยาบาล ซึ่งเป็นผู้ที่จะรับผิดชอบต่อการพัฒนาและความสมบูรณ์ของเวชระเบียนโดยตรงมากที่สุด
        นอกจากนี้อาจเพิ่มเติมตัวแทนจากหน่วยงานอื่นที่ทางคณะกรรมการได้พิจารณาขอให้มีการเพิ่มเติมได้เช่น
                 1.     แพทย์อื่น ๆ ที่มีความสนใจด้านเวชระเบียน
                 2.     ตัวแทนนักโภชนาการ
                 3.     ตัวแทนด้านเวชนิทัศน์หรือเวชสาธิต
                4.     ตัวแทนจากฝ่ายพัสดุ
หรืออาจมีบางงานที่ไม่ได้ร่วมเป็นงานเดียวกันกับงานเวชระเบียนแล้วในขณะนั้นเช่น
                1.     ตัวแทนนักวิชาการด้านเวชสารสนเทศ และคอมพิวเตอร์
                2.     ตัวแทนนักวิจัยทางการแพทย์
หรืออาจเพิ่มเติมบุคลากรอื่น ๆ เข้ามาร่วมในคณะกรรมการเวชระเบียน เช่น
                   1.       ตัวแทนนักวิชาการจากงานด้านนโยบายและแผน หรือด้านแผนงานของสถานบริการนั้น ๆ
                    2.       ตัวแทนอื่น ๆ